Internes Audit

>> Managementsysteme
Internes Audit:
Prüfung des Managementsystems und seiner Leistung

Auch das Managementsystem selbst unterliegt dem >> PDCA-Zyklus. Nach seiner >> Einführung und einiger Zeit, in der Erfahrungen mit den neuen Regelungen und Verfahren gesammelt werden, müssen diese regelmäßig auf ordungsgemäße Umsetzung und Wirksamkeit geprüft werden. Dazu werden interne Audits durchgeführt. Interne Audits (oder entsprechende Arbeitsschritte; in der >> EMAS-Verordnung werden sie Umweltbetriebsprüfungen genannt) gibt es in allen Managementsystemen. Eine umfassende Definition ist z.B. in der ISO 19011:2011 “Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen” gegeben:

3.1 Audit
"systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen (3.3) und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien (3.2) erfüllt sind”

3.2 Auditkriterien
“Verfahren, Vorgehensweisen oder Anforderungen, die als Bezugsgrundlage (Referenz) verwendet werden, anhand derer ein Vergleich mit dem Auditnachweis (3.3) erfolgt”

3.3 Auditnachweis
Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien (3.2) zutreffen und verifizierbar sind.

Mit anderen Worten, die im Audit angetroffene betriebliche Praxis wird mit den Vorgaben einer “Bezugsgrundlage” verglichen, den Auditkriterien. Mindestanforderungen für die Auditkriterien sind in der Regel in den dem Managementsystem zugrunde liegenden Normen und anderen Vorgaben genannt; diese können je nach Ziel des Audit kombiniert und ergänzt werden. Beispiele für in Normen / anderen Vorgaben genannten Auditkriterien sind zum Beispiel:

ISO 14001: ”die vorgesehenen Regelungen für das Umweltmanagement einschließlich der Anforderungen dieser internationalen Norm”;
EMAS-VO: wie ISO 14001;
ISO 9001: “die geplanten Regelungen (mit Verweis auf “Planung der Produktrealisierung”), die Anforderungen dieser Internationalen Norm und die von der Organisation festgelegte Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem”;
ISO 50001: geplante Ausgestaltung des Energiemanagements einschließlich der Anforderungen dieser internationalen Norm” sowie “strategische und operative Energieziele”;
OHSAS 18001: “die vorgesehenen Regelungen für das A&G-Managementsystem einschließlich der Anforderungen dieser OHSAS-Norm”.

Diese Anforderungen beziehen sich allesamt auf die Prüfung, ob

a) die im Managementsystem vorgegebenen Regelungen den Normen/Vorgaben genügen, und

b) ob die vom Unternehmen selbst festgelegten Regelungen eingehalten, also im betrieblichen Alltag angewendet werden.

In der EMAS-VO ist darüber hinaus im Anhang III gefordert, dass die Umweltbetriebsprüfung Informationen ermittelt, die es der Leitung der Organisation ermöglicht, die Umweltleistung der Organisation ... zu überprüfen; nach ISO 50001 ist die Konformität mit den Energiezielen zu auditieren. Bei den anderen Managementsystemen kommt eine ähnliche Anforderungen über die Forderung nach Prüfung der Wirksamkeit des Managementsystems zum Tragen: wie ließe sich die Wirksamkeit besser nachweisen als dadurch, dass die Ziele erreicht werden?

Diese Anforderung ist daher bei den meisten Unternehmen mit Auditerfahrung umgesetzt. Audits haben sich in der Praxis zu “Mehrzweckwaffen” entwickelt, die sowohl operative als auch strategische Aufgaben erfüllen und insbesondere:

die Umsetzung der erarbeiteten Regelungen in den betrieblichen Alltag, ggf. dabei auftretende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten
die Normkonformität der Regelungen
die Umwelt-/Qualitäts-/Sicherheitsleistung der Organisation als Beleg der Wirksamkeit des Managementsystems

erfasst und bewertet. Damit sind interne Audits ein wesentlicher Beitrag zur ständigen Verbesserung; und zudem eine Gelegenheit, die Mitarbeiter in die Weiterentwicklung des Managementsystems einzubeziehen.

Vorgaben für Interne Audits

Verbindlich für Interne Audits sind nur die Anforderungen in den Normen. Eine wertvolle Hilfestellung für die Vorbereitung und Durchführung eines internen Audits darüber hinaus gibt die >> ISO 19011:2011 “Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen”.

Neben den hier besprochenen internen Audits spielen im Managementsystem weitere Audits, die sehr ähnlich ablaufen, eine bedeutende Rolle:

Zertifizierungsaudits (auch „third-party-Audits“): Zur Erlangung eines Zertifikats (ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, etc.) oder einer EMAS-Registrierung werden Audits von der Zertifizierungsorganisation (bzw. dem Umweltgutachter) durchgeführt.

Lieferantenaudits (auch „second-party-Audits“): Eine Möglichkeit, sich von der Einhaltung qualitäts- /umwelt-/ sicherheitsrelevanter Vorgaben bei Lieferanten zu überzeugen, ist die Durchführung von Lieferantenaudits.

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