Die Einführung:
Von der Entscheidung zum gelebten Managementsystem

Die Einführung eines Managementsystems durchläuft typischerweise eine Reihe von Phasen. Einige wichtige Phasen sollen hier vorgestellt und kurz kommentiert werden:

1. Die Entscheidung

Eine Entscheidung für ein Managementsystem ist eine strategische Entscheidung, und wie jede strategische Entscheidung sollte sie sorgfältig vorbereitet sein. Insbesondere sollten der Nutzen für das Unternehmen und der Aufwand für das System abgewägt werden. Typische Vorteile, die Sie von der Einführung eines Managementsystems haben, finden Sie auf den einleitenden Seiten zu den Managementsystemen (>> Qualitätsmanagement, >> Umweltmanagement, >> Arbeitsschutzmanagement, >> Integrierte Managementsysteme). Aber natürlich müssen Sie diese für Ihr Unternehmen überprüfen. Ein Managementsystem muss zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Vision, Ihrem Leitbild passen, sonst lohnt der Aufwand nicht. Dieser hängt vom Ziel und von der Ausgangslage (Unternehmenskultur, bereits bestehende Regelungen etc.) ab und kann nur bei deren Kenntnis zuverlässig abgeschätzt werden. Diese Abschätzung sollte vor der endgültigen Entscheidung durchgeführt werden; hierbei kann ein Berater mit seiner Erfahrung bei solchen Projekten hilfreich sein (>> Mein Angebot)

2. Projektplanung

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, ein Managementsystem einzuführen:

  • Die “Blitz”-Methode: Das System wird von einem Berater gestaltet, überfallartig eingeführt und eine Schulungskampagne für die Mitarbeiter gestartet. Führt oft zu Unsicherheit und fehlender Akzeptanz sowie nachhaltiger Störung des “business as usual”.
     
  • Ein sorgfältig geplantes, die Mitarbeiter einbeziehendes Vorgehen, dass das Managementsystem nahezu übergangslos ins “business as usual” einfließen lässt. Dauerhafte Ergebnisse, aber höherer Aufwand bei der Einführung und längere Fristen bis zur Zertifizierung.
     

Wenn Sie ernsthafte Verbesserungen erreichen wollen, kommt eigentlich nur die zweite Möglichkeit in Frage. Tipp: Machen Sie die Einführung zu einem Projekt. Ob sie die Werkzeuge des Projektmanagements nutzen oder nicht, sie brauchen auf jeden Fall einen verantwortlichen Projektleiter (oft der spätere Managementbeauftragte), klare (Projekt-)Ziele und angemessene Ressourcen (Zeit, Geld, Personal). Neben dem Leiter brauchen Sie ein Projektteam. In diesem sollten am besten alle betroffenen Abteilungen vertreten sein; in kleinen Unternehmen reichen aber auch 2 - 3 engagierte Mitarbeiter. Die Mitarbeiter des Projektteams brauchen entsprechende Fortbildungen, die Sie bei der Zeit- und Finanzplanung nicht vergessen werden sollten. Um nicht zu viel Lehrgeld zu zahlen, sollten Sie Ihren Projektleiter / Ihr Projektteam von einem erfahrenen Berater unterstützen lassen (>> Mein Angebot)

3. Unternehmensführung als Vorbild

Machen Sie als Unternehmensführung sichtbar, dass Sie das Managementsystem wollen und unterstützen. Mitarbeiter engagieren sich dort, wo sie Erfolge erhoffen können. Wenn der Leitung das System (außer vielleicht in Ansprachen) offensichtlich egal ist, wird es gerade in kleinen Unternehmen den Mitarbeiter auch bald egal sein.

4. Mitarbeiter einbeziehen

Managementsysteme sollen Änderungen bewirken, sonst bräuchte man sie nicht. Änderungen erfordern oft auch Verhaltensänderungen, und diese beginnen in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Wer im Vorfeld beim Auffinden und Lösen der Probleme mit einbezogen wird, wird später eher zu einem geänderten Verhalten bereit sein. Außerdem sind die meisten Unternehmensprozesse heute ohnehin zu komplex, um von einer Person alleine beherrscht zu werden. Beziehen Sie daher Ihre Mitarbeiter so früh und so viel wie möglich mit ein. Informieren und diskutieren Sie über die Entscheidung zur Einführung eines Managementsystems, nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter bei der Bestandsaufnahme und beim Finden besserer Lösungen, ermöglichen Sie intensiven Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Projektteam und Führung.

5. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Finden Sie heraus, was Ihre strategischen Erfolgsfaktoren sind, d. h. was sie brauchen, damit Ihre Vision und ihr Leitbild tatsächlich Wirklichkeit werden können. Im nächsten Schritt untersuchen Sie, welche Aktivitäten im Unternehmen dazu dienen, Ihre strategischen Erfolgsfaktoren voranzutreiben. Dies sind Ihre Kernprozesse. Damit Sie sich wirklich auf das Wesentliche konzentrieren, müssen Sie Prioritäten setzen: Bewerten Sie, wie wichtig ihre Kernprozesse sind und wie gut sie zur Zeit funktionieren. Sehr wichtige Prozesse, die nicht zufriedenstellend funktionieren, haben die höchste Priorität. Hier fangen Sie an: analysieren und beschreiben Sie bestehende Abläufe und Verfahren, suchen Sie Verbesserungsmöglichkeiten und setzen Sie diese um. Legen Sie Ziele für diesen Prozess (und Kennzahlen zur Messung) fest, zerlegen Sie das Ziel für den Prozess in Aufgaben bis zu den betroffenen Arbeitsplätzen. Lernen Sie von den Ergebnissen: Was sich bewährt, wird beibehalten und - je nach Unternehmenskultur - z.B. in Verfahrensbeschreibungen festgehalten. Was sich nicht bewährt, muss weiter verbessert werden.

6. Erfolge aufzeigen - und auch mal feiern

Beginnen Sie mit einigen Maßnahmen, die schnelle Verbesserungen bringen: Informieren Sie über die erreichten Erfolge, damit halten Sie den Aufbauprozess am besten in Gang. Nichts ist erfolgreicher als der Erfolg. Und wenn das Ziel des Einführungsprozesses erreicht ist, z.B. eine Zertifizierung, feiern Sie! Ohne großes Engagement seitens Ihrer Mitarbeiter wäre die Zertifizierung nicht möglich gewesen, die Belohnung ist mit Sicherheit verdient.

7. Die Mühen der Ebene

Oft ist es noch schwieriger, das Niveau zu halten als es zu erreichen. Die besten Managementsysteme laufen Gefahr, mit der Zeit an Relevanz zu verlieren, wenn Sie nicht ständig gepflegt, angepasst und verbessert werden. Fragen Sie immer zuerst nach dem konkreten Nutzen im Arbeitsalltag. Wenn dieser erkennbar ist, behalten Sie ein lebendiges System.

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