Internes Audit

>> Managementsysteme
Internes Audit:
Prüfung des Managementsystems und seiner Leistung

Auch das Managementsystem selbst unterliegt dem >> PDCA-Zyklus. Nach seiner >> Einführung und einiger Zeit des Sammelns von Erfahrungen mit den Regelungen und Verfahren müssen diese regelmäßig auf Funktion und Wirksamkeit geprüft werden. Dazu werden interne Audits durchgeführt. Interne Audits (oder entsprechende Arbeitsschritte; in der >> EMAS-Verordnung werden sie Umweltbetriebsprüfungen genannt) gibt es in allen Managementsystemen. Eine umfassende Definition ist z.B. in der ISO 19011:2002 “Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsystemen” gegeben:

3.1 Audit
"systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen (3.3) und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien (3.2) erfüllt sind”

3.2 Auditkriterien
“Satz von Verfahren, Vorgehensweisen oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird”

3.3 Auditnachweis
Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien (3.2) relevant und verifizierbar sind.

Mit anderen Worten, die betriebliche Praxis wird mit den Vorgaben einer “Referenz” verglichen, den Auditkriterien. Mindestanforderungen für die Auditkriterien sind in den Managementnormen und -vorgaben genannt; diese können je nach Ziel des Audit kombiniert und ergänzt werden. Die Mindestanforderungen sind zum Beispiel:

ISO 14001: Regelungen für das Umweltmanagement einschließlich der Anforderungen der Norm
EMAS-VO: wie ISO 14001
ISO 9001: Von der Organisation festgelegte Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die Anforderungen der Norm
OHSAS 18001: ...

Diese Anforderungen beziehen sich allesamt auf die Prüfung, ob a) die im Managementsystem vorgegebenen Regelungen den Normen/ Vorgaben genügen und b) ob diese Regelungen eingehalten, also im betrieblichen Alltag angewendet werden. In der EMAS-VO ist jedoch in Art. 3 gefordert, dass die Organisationen “eine Umweltbetriebsprüfung durchführen ..., bei welcher die Umweltleistung der Organisation bewertet wird”.

Diese Anforderung ist in der Realität bei den meisten Unternehmen umgesetzt. Audits haben sich in der Praxis zu “Mehrzweckwaffen” entwickelt, die sowohl operative als auch strategische Aufgaben erfüllen und insbesondere:

die Umsetzung der erarbeiteten Regelungen in den betrieblichen Alltag, ggf. dabei auftretende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten
die Normkonformität der Regelungen
die Umwelt-/Qualitäts-/Sicherheitsleistung der Organisation

erfasst und bewertet. Damit sind interne Audits ein wesentlicher Beitrag zur ständigen Verbesserung; und zudem eine Gelegenheit, die Mitarbeiter in die Weiterentwicklung des Managementsystems einzubeziehen.

Vorgaben für Interne Audits

Verbindlich für Interne Audits sind nur die Anforderungen in den Normen. Eine wertvolle Hilfestellung für die Vorbereitung und Durchführung eines internen Audits gibt die >> ISO 19011:2002 “Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsystemen”.

Neben den hier besprochenen internen Audits spielen im Managementsystem weitere Audits, die sehr ähnlich ablaufen, eine bedeutende Rolle:

Zertifizierungsaudits: Zur Erlangung eines Zertifikats (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etc.) oder einer EMAS-Registrierung werden Audits von der Zertifizierungsorganisation (bzw. dem Umweltgutachter) durchgeführt

Lieferantenaudits: Eine Möglichkeit, sich von der Einhaltung qualitäts- /umwelt-/ sicherheitsrelevanter Vorgaben bei Lieferanten zu überzeugen, ist die Durchführung von Lieferantenaudits.

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