Audit-Vorb

Internes Audit
Die Vorbereitung:
Gute Planung ist wichtig

Zur Planung interner Audits (“Festlegung des Auditprogramms” in >> ISO 19011) gehören:

Verantwortlichkeiten:
Für die Planung und spätere Überwachung/Verbesserung des Auditprogramms sollten Verantwortlichkeiten festgelegt werden; diese werden oft in der entsprechenden Verfahrensanweisung dokumentiert.

Festlegung der Ziele, Auditkriterien und des Umfangs:
Für das interne Audit(-programm, s.u.) sollten Ziele festgelegt werden. Diese Ziele werden sich je nach Reifegrad des Managementsystems verändern: Während/nach der Einführung werden Systemaudits im Vordergrund stehen (Leitfragen: Erfüllen die geplanten Verfahren die Anforderungen der relevanten Normen? Ist das Managementsystem wie geplant eingeführt worden? Werden die Verfahren/Verantwortlichkeiten in der Praxis gelebt?), später werden zunehmend Elemente von Prozess-/Performance-Audits im Vordergrund stehen (Leitfragen: Werden angestrebte Ziele erreicht? Hat sich die Kundenzufriedenheit/Umweltleistung/Sicherheit verbessert? Sind wesentliche Risiken erkannt und in das System einbezogen worden?) - bei Prozessaudits stehen einzelne Prozesse im Vordergrund, bei Performance-Audits bestimmte Themen quer durch alle Prozesse (z.B. Energieverbrauch, Material-/Ressourcennutzung, ...).

Praxistipp: Überlegen Sie sich die Ziele interner Audits gut. Die Ausrichtung der Audits bestimmt die Ausrichtung des Managementsystems - wenn Sie bei den internen Audits das Augenmerk eher auf tatsächliche Leistungsverbesserung als auf die Erfüllung formeller Anforderungen legen, wird sich das Managementsystem auch eher in Richtung tatsächliche Leistungsverbesserung entwickeln.

Entsprechend der Ziele werden dann die Auditkriterien festgelegt: Bei einem Systemaudit werden dies z.B. die Normanforderungen und die Anforderungen des Managementsystems (Prozess-, Verfahrensanweisungen etc.) sein, bei einem Prozessaudit die Ziele des Prozesses, bei einem Performance-Audit Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsziele, rechtliche und vertragliche Anforderungen, etc.

Im Zuge der Integration von Managementsystemen (>> Integrierte Managementsysteme) stellt sich natürlich auf die Frage nach getrennten oder gemeinsamen (Qualitäts-, Umwelt-, Sicherheits-) Audits. Gemeinsame Audits reduzieren die Unterbrechungen im betrieblichen Ablauf durch Audits, stellen aber erhöhte Anforderungen an die Auditoren, die dann fachliche Kenntnisse verschiedener Bereiche haben müssen (siehe Qualifikation der Auditoren weiter unten auf dieser Seite) oder führen zu größeren Auditteams, die dann leicht ein Ungleichgewicht zwischen Auditoren und Auditierten erzeugen.

Gemeinsame Audits erfordern auf jeden Fall eine besonders sorgfältige Planung, um die Anforderungen aus allen auditierten Bereichen angemessen zu berücksichtigen.

Während kleine Betriebe mit einem internen Audit den gesamten Betrieb auditieren können, werden größere Organisationen in Prüfungsbereiche untergliedert. Die Gliederung kann z.B. nach

Räumlichen Einheiten
Organisationseinheiten (Abteilungen, etc.)
Prozessen
Systemelementen

erfolgen. Mit diesen Einheiten oder einer Kombination dieser Einheiten (etwa Prozesse und Systemelemente) werden der Umfang der einzelnen Teilaudits beschreiben; als platzsparende und übersichtliche Lösung wird hierfür oft eine Tabelle genutzt. Für die Prüfungsbereiche werden individuelle Prüfungshäufigkeiten festgelegt, d.h. besonders (z.B. qualitäts-, umwelt-, sicherheits-) relevante Bereiche werden häufiger auditiert als weniger relevante Bereiche.

Ressourcen:
Ein Auditprogramm benötigt Ressourcen, mindestens die Zeit der Auditoren und der Auditierten, Räumlichkeiten für Gespräche, ggf. auch Reise- und Übernachtungskosten etc. Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen muss sichergestellt werden. Denken Sie auch an eine ausreichende Schulung der Auditoren. Empfehlenswert ist, das Auditprogramm von der Unternehmensleitung abzeichnen zu lassen.

Ein sorgfältig durchdachtes Verfahren für interne Audits und ein Auditprogramm, dass dem Reifegrad des Managementsystems entspricht, sind wichtig; entscheidend für den Erfolg interner Audits ist aber die Qualifikation der Auditoren. Dazu gehören Ausbildung, Erfahrung und eine >> Auditorenschulung, die zum einen allgemeine Auditverfahren und -techniken vermittelt, zum anderen die für das Managementsystem spezifischen Kenntnisse.

So sollte beispielsweise ein Umweltauditor verstehen, welche Anforderungen das Umweltmanagementsystem erfüllen muss, Prinzipien und Werkzeuge des Umweltmanagements kennen sowie Kenntnisse und Fähigkeiten der Umweltwissenschaft und -technologie haben. In der Praxis bedeutet das: ein guter Umweltauditor kann gute Praxis von schlechter Praxis unterscheiden. Die Nagelprobe ist aber, dass ein Auditor nicht nur bestehende Verfahren bewerten kann, sondern Versäumnisse bemerkt (was sollte gemacht werden, wird aber nicht gemacht?).

Neben den fachlichen Fähigkeiten spielen auch menschliche Fähigkeiten eine zentrale Rolle. Dazu gehören Fähigkeiten wie die, mit den Auditierten in Kontakt zu kommen, die “richtigen Fragen” stellen zu können, Problemen auf den Grund zu gehen, etc.

Vorbereitung der einzelnen (Teil-)Audits:
Nach der Planung des Auditprogramms müssen die jeweiligen (Teil-)Audits im Detail geplant werden - genaue Terminvereinbarung, Ziele, Kriterien und Referenzdokumente für das (Teil-)Audit, Zeitplanung mit Erstellung einer Agenda für den Audittag, Planung der Räume, Auswahl der Auditoren und deren Rollen. Diese Detailplanung wird im Auditplan dokumentiert. Über den Auditplan müssen die Betroffenen informiert werden, beispielsweise durch Gespräche, Aushänge oder Anschreiben.

Schließlich müssen die Auditoren sich individuell auf das Audit vorbereiten. Dazu kann z.B. die Sichtung vorhandener Unterlagen (Bericht der Bestandsaufnahme, Verfahrens- und andere Anweisungen, Berichte früherer Audits, etc.) gehören. In der Regel werden Auditoren sich Checklisten, ggf. auch andere Arbeitsdokumente (Formulare, Protokollvorlagen etc.) für das Audit vorbereiten, um keine wichtigen Fragen/Themenbereiche zu vergessen. Bei der Sichtung von Unterlagen findet automatisch bereits eine Prüfung der Dokumentation statt, so sollten den Auditoren Verstöße gegen Auditkriterien und unvollständige Dokumentation auffallen.

>> weiter zu Teil 3: Durchführung des Audits

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Weitere Informationen zur Auditvorbereitung:

>> Beispiel für eine Auditorenschulung