Internes Audit
Die Durchführung
Sorgfältige Informationserfassung vor Ort

Eröffnungsbesprechung:
Oft startet das Audit mit einer kurzen Eröffnungsbesprechung, an der Auditoren und Mitarbeiter der auditierten Einheit teilnehmen. Ziel, Nutzen und Methoden des Audits werden erläutert und die Auditierten haben Gelegenheit, Fragen zu stellen. Außerdem können Änderungen besprochen werden, z.B. Konsequenzen aus kurzfristigen Krankheiten vorgesehener Gesprächspartner.

Erfassen von Informationen:
Der Hauptteil des Audits besteht im Erfassen und Bewerten von Informationen. Der erste Schritt ist es, die relevanten Informationen (Auditnachweise, siehe Definition in >> Teil 1) zu erfassen. Dabei werden im Wesentlichen drei Methoden angewandt:

  • Begehungen: Vor Ort geht es darum, einen Eindruck von Betriebsbedingungen und Ausrüstung zu beginnen; man kann die Praxis beobachten, sich Tätigkeiten zeigen lassen, etc.
  • Gespräche: Ein wesentlicher Anteil der Informationen wird in Gesprächen mit Vorgesetzten und Mitarbeitern gesammelt. In den Gesprächen werden Abläufe dargestellt und diskutiert.
  • Unterlagensichtung: Die Prüfung der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Dokumentation wird vor Ort fortgesetzt.

Diese Methoden werden in der Auditpraxis gemeinsam angewendet, d.h. auch während der Begehung werden Gespräche geführt, relevante Unterlagen eingesehen, etc. Die Tiefe der Informationssammlung hängt vom Ziel des Audits ab: Während Systemaudits eher in die Breite gehen, wird man bei einem Performanceaudit nicht nur Daten sichten, sondern z.B. auch Berechnungsverfahren validieren.

Abb. 2: Auditdurchführung
 nach >> ISO 19011

Natürlich können in einem Audit nur Stichproben der vorhandenen Informationen gesammelt werden. Ein Hauptaugenmerk sollte darauf gelegt werden, ausreichende und repräsentative Stichproben zu sammeln.


Interne Audit sind aus Sicht der Mitarbeiter eines der “auffälligsten” Bestandteile eines Managementsystems. Daher prägt die Durchführung der Audits auch wesentlich die Wahrnehmung des gesamten Managementsystems. Eine wichtige Rolle spielt dabei das Selbstverständnis der Auditoren: Auditoren sollten sich nicht in erster Linie als “Kontrolleure” verstehen, sondern als Dienstleister für die Verbesserung des Managementsystems und seiner Leistung.

Verbessert werden kann das Managementsystem nur, wenn die Auditoren und die Auditierten ihre unterschiedlichen Wissensbestände und Erfahrungen zusammentun: hier Kenntnisse der Anforderungen des Managementsystems, rechtlicher und vertraglicher Anforderungen, dort Kenntnisse fachlicher Belange und der realen Situation am Arbeitsplatz. Für den Auditor kommt es darauf an, diese Zusammenarbeit zu ermöglichen, indem er den Auditierten interessiert, versteht, was dieser tut und wie er es tut. Wenn etwas anders werden muss, sollte der Auditor einen Konsens hierüber mit dem Auditierten anstreben und gemeinsam mit ihm mögliche Lösungen besprechen. Ziel des Audits ist es, gemeinsam besser zu werden.

Bewertung der Informationen:
Nächster Schritt (der in der Praxis oft bereits gemeinsam mit dem vorherigen Schritt stattfindet), ist die Bewertung der gesammelten Informationen anhand der Auditkriterien (siehe Definition in >> Teil 1). Also z.B. bei einem Systemaudit: Entspricht die vorgefundene Praxis den Vorgaben in der Verfahrensanweisung? Erfüllen sie die Anforderungen der Norm? Oder bei einem Performanceaudit: Entsprechen die erreichten Energieeinsparungen den Zielen? Das Ergebnisse dieser Bewertung werden in >> ISO 19011 Auditfeststellungen genannt.

Bewertung des Audits:
Aus den Auditfeststellungen und ggf. anderen erfassten Informationen werden die Auditschlussfolgerungen gezogen: eine Gesamtbewertung der Auditergebnisse gegenüber den Zielen. Also zum Beispiel bei einem Systemaudit: Konformitätsgrad des implementierten Managementsystems mit den Normvorgaben. Oder bei einem Performanceaudit: Erreichungsgrad der geprüften Ziele. Die Schlussfolgerungen sind gewissermaßen die “Gesamtnote” für das Managementsystem.

Abschlussbesprechung:
In der Abschlussbesprechung werden den Auditierten die Auditfeststellungen und -schlussfolgerungen vorgestellt, mit ihnen diskutiert (im Sinne des im Kasten dargestellten “Selbstverständnisses” sollte ein Konsens angestrebt werden) und ein Zeitplan für die Vorlage von Folgemaßnahmen (>> Teil 4) vereinbart.

>> weiter zu Teil 4: Folgemaßnahmen und Nachbereitung

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© Jürgen Paeger 2004 - 2012