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Internes Audit
Folgemaßnahmen:
Verbesserungen sicherstellen
Folgemaßnahmen
Im Audit gefundene Abweichungen und Verbesserungspotenziale müssen in entsprechende Folgemaßnahmen umgesetzt werden. Diese sind durch die Leitung des auditierten Bereichs sicher zu stellen (nach >> ISO 19011 sind Folgemaßnahmen gar nicht mehr Teil des Audits; aber im Sinne der ständigen Verbesserung gehören sie untrennbar dazu). Die Auditfolgemaßnahmen sollten wie die Maßnahmen zur Erreichung der Ziele aufgebaut sein, also Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Mittel und Fristen enthalten. Viele Unternehmen vereinen beide Maßnahmenkataloge (also den zur Zielerreichung und die Auditfolgemaßnahmen) zu einem gemeinsamen Aktionsplan.
Die Verfolgung dieser Maßnahmen (Prüfung ihrer Umsetzung) muss gewährleistet werden, oft legen die Unternehmen dazu eigene Überwachungsverantwortlichkeiten fest. Im Falle schwerer Abweichungen kann auch ein eigenes Nachaudit festgelegt werden.
Auditbericht
Über das Audit wird ein Bericht angefertigt, der Auditumfang, -feststellungen und -schlussfolgerungen dokumentiert und ggf. die Notwendigkeit von Folgemaßnahmen belegt. Der Auditbericht sollte den Auditplan enthalten oder auf diesen verweisen. Der Auditbericht geht der auditierten Einheit zu (in vielen Organisationen muss er von dieser zuvor auch freigegeben werden) und sollte aufbewahrt werden, da er dem Nachweis der Durchführung interner Audits und u.a. beim nächsten Audit der Vorbereitung dient.
Weitere Nutzung der Auditinformationen
Alle Managementvorgaben sehen eine Managementreview (Bewertung des Managementsystems durch die Unternehmensleitung) vor, hierfür sind die Auditergebnisse eine wichtige Erkenntnisquelle.
Bewertung der Auditoren
Die Auditoren spielen - wie schon mehrfach angedeutet - eine wesentliche Rolle für den Erfolg interner Audits. Die >> ISO 19011 schlägt daher einen formellen Prozess der Auditorenbewertung vor. Während eine Erstbewertung von Personen, die Auditoren werden möchten und eine Bewertung ihrer speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen der Zusammenstellung von Auditteams sowie (wenn auch meist nicht formell) stattfindet, ist eine laufende Bewertung nach den Audits noch nicht sehr verbreitet. Diese könnte z.B. eine Befragung der Auditierten einschließen.
Abb. 3: Beispiel eines Fragebogens zur Auditorenbewertung
Bewertung und Verbesserung des Auditprogramms
Auch das Auditprogramm als solches sollte nach seiner Durchführung bewertet und ggf. Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Durchgang festgehalten werden. Kriterien könnten z.B. die Konformität mit dem Programm sein (wurden die Audits tatsächlich in den vorgesehenen Zeiträumen durchgeführt), Informationsrückflüsse der Auditierten etc.
Eine Nagelprobe ist die Übereinstimmung der Ergebnisse interner Audits mit denen externer Audits, z.B. von Zertifizierungsaudits. Wenn Zertifizierer regelmäßig auf Probleme stoßen, die bei internen Audits nicht gefunden wurden, besteht Handlungsbedarf.
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